Как открыть кафе по шагам

Предприятие питания – одна из самых распространенных форм ведения бизнеса. Популярность различных кафе, ресторанов, баров, кофеен и прочих типов общепита вполне очевидна – люди всегда хотели, хотят и будут хотеть кушать и развлекаться. Недаром еще древнеримский поэт-сатирик Ювенал описывал народ, требующий «Хлеба и зрелищ!». Потребность в пище – одна из базовых для человека. Возможность удовлетворить помимо базовой потребности еще и собственную жажду «зрелищ», а иногда и потешить самолюбие, возвышаясь над обслуживающим персоналом, приводит людей в предприятия питания. Так спрос рождает предложение.

Влиться в ряды рестораторов или владельцев фаст-фудов и кафе не так уж сложно. Конечно, открытие бизнеса требует вложений, как материальных, так и эмоциональных. К тому же гарантировать успех никто не может, но, если возможности позволяют, глаза горят, а в голове полно идей, стоит попробовать воплотить их в жизнь. Главное – не спешить, продумать все свои действия и только потом начинать свое дело.

С чего же начать? Рассмотрим по пунктам.

Идея и концепция

Перед началом бурной деятельности необходимо задаться рядом вопросов: «Какое кафе Я (будущий предприниматель и владелец) хочу?», «Какая у него будет специализация?», «Кто будет моим целевым потребителем?». Разумеется, что мечтать нужно в меру и все идеи должны быть реалистичными. Если идей нет, можно воспользоваться помощью Интернета и посмотреть какие кафе уже есть в городе. Оценив конкурентов, можно с легкостью найти свободную нишу (за исключением мегаполисов). Чаще всего свободными остаются узконаправленные ниши: кафе-мороженое, веганское кафе или наоборот кафе-only meet. Выбирать следует не только из личных предпочтений, но и региональных особенностей и модных веяний.

После ответов на ключевые вопросы можно начинать воплощение фантазий в жизнь. В голове уже будет сформирована цельная картинка будущего заведения, из которой можно выделять отдельные элементы, считать затраты, просчитывать варианты развития и планировать деятельность в целом.

Деньги

Необходимость финансовых вложений в любой бизнес неоспорима. Хорошо, когда деньги есть в наличии. Еще лучше, когда они есть в достаточном количестве. К сожалению, для большинства будущий предпринимателей денежный вопрос встает очень остро.

Самый простой вариант – взять в долг у родственников. В данном случае можно обойтись без процентов и прилично сэкономить в будущем. Если достаточная сумма всё равно не набирается, придется обратиться к МФО или банкам.

Следует обратить внимание, что получить кредит в МФО проще, чем в банке. К клиенту предъявляются минимальные требования, процент одобрений куда выше банковского, а процедура оформления быстрее. Однако у МФО есть свои недостатки и ограничения:

сумма займа гораздо меньше банковской и имеет четко ограниченный законодательством рубеж;
высокая процентная ставка;
сроки возврата денежных средств не превышают 1 года.

Банковские кредиты позволяют получить более крупную сумму денег, но и процедура оформления займа длиннее, а получить одобрение сложнее. В то же время современная банковская система более гибкая и позволяет составить максимально удобный график возврата денежных средств. При наличии хорошей кредитной истории банк может предложить различные программы лояльности.

Таким образом, получение финансов для открытия бизнеса не является невыполнимой задачей, но подходить к ней нужно с должной ответственностью. Предпринимательство предполагает деятельность с множеством рисков, поэтому нужно быть готовым к тому, что бизнес может «не пойти», а возвращать деньги банку все равно придется.

Регистрация бизнеса

Непосредственно перед регистрацией необходимо выбрать организационно-правовую форму будущего бизнеса. Для кафе наиболее частыми и оптимальными являются ИП и ООО. Разница между ними существенна, условия регистрации и функционирования отличаются, поэтому перед принятием решения необходимо заранее продумать план будущей деятельности.

Для одного кафе иди любого другого малого бизнеса оптимальной формой будет индивидуальное предпринимательство. Причин на то несколько и видны они только при рассмотрении вопроса с практической точки зрения:

Выводить деньги проще.
Налоги и штрафы ниже.
Прекратить деятельность легче и быстрее.

При этом существует один существенный минус – для ИП не выдают лицензию на реализацию алкогольной продукции. Если в кафе не будет алкоголя – проблем для индивидуального предпринимателя не будет, в ином случае можно пойти по третьему пути и скомбинировать деятельность физического и юридического лиц. Данная практика предполагает, что вся «кухня» оформляется как деятельность ИП, а вот реализация алкогольной продукции осуществляется юридическим лицом.

После выбора организационно-правовой формы регистрация происходит по следующей структуре:

Регистрация ИП

Подготовка документов: копия паспорта, заявление о регистрации (для заполнения которого понадобится сделать выбор видов деятельности и кодов ОКВЭД), квитанция об оплате государственной пошлины за регистрацию
Подача документов в налоговую инспекцию.
Получение свидетельства о регистрации.
Получение кодов государственной статистики.
Изготовление печати (печать необходима для найма сотрудников и работы с бланками строгой отчетности, поэтому на предприятиях питание без неё не обойтись).
Открытие расчетного счета (необходим для безналичных расчетов с поставщиками и для организации безналичной оплаты услуг кафе для посетителей).

Регистрация ООО

Формальная подготовка (выбор названия, видов деятельности, кодов ОКВЭД и места регистрации).
Подготовка документов:
2.1. Устав.
2.2. Заявление на получение копии Устава.
2.3. Решение о создании и Протокол общего собрания участников.
2.4. Заявление и регистрации, банковская справка об открытии накопительного счета.
2.5. Документ для подтверждения юридического адреса.
2.6. Квитанция об оплате государственной пошлины за регистрацию.
2.7. Квитанция об уплате государственной пошлины за заверение копии Устава.
Подача документов в налоговую инспекцию.
Получение свидетельства о регистрации.
Получение кодов государственной статистики.
Изготовление печати.
Открытие расчетного счета.

Бизнес-план

Для дальнейшей деятельности необходимо составление бизнес-плана. Создать его можно самостоятельно или с помощью специалиста. Грамотно составленный бизнес-план поможет сориентироваться в первоначальных и последующих денежных тратах, наметить стратегию развития, предсказать (приблизительно) окупаемость и рентабельность.

Специалисты смогут учесть в составлении бизнес-плана те факторы, о которых предприниматель обычно не задумывается. Результаты часто могут неприятно удивлять, поскольку сроки окупаемости предприятий питания в среднем составляют 1,5-2 года. Стоит помнить, что рентабельность в 50-60% - это грандиозный успех, на который способны далеко не все кафе.

К тому же, не всегда все идет согласно плану, бывает, что свои коррективы сносят глобальные экономические потрясения или природные явления, которые просчитать заранее практически невозможно. В то же время, даже при отсутствии стопроцентных гарантий, бизнес-план необходим, как пособие по деятельности предприятия, которому необходимо следовать, чтобы добиться максимальных результатов.

Подбор помещения

Помещение можно купить или арендовать – зависит от финансовых возможностей и уверенности в себе и своем деле самого предпринимателя. Наиболее распространенный вариант – аренда, поэтому в дальнейшем рассматривать помещения будет именно с точки зрения аренды.

Если на 1-м этапе была грамотно сформулирована идея, то с выбором помещения не должно возникнуть проблем. В зависимости от того, будет ли кафе ориентировано на долгое и кратковременное пребывании, зависит место его расположения. Кафе, ориентированное на «быстрого» потребителя должно располагаться в местах с большой проходимостью людей: транспортных развязках, торговых центрах и т. д. Кафе, где гость будет находиться длительное время, должно находиться в более спокойных местах: спальных районах, неподалеку от парков, исторических и культурных мест.

Если от расположения будущего кафе зависит, сколько гостей его посетит, то от самого помещения – сколько гостей кафе сможет принять. Так, самое время подумать о площади помещения.

Идеальное помещение – это отдельное здание, спланированное и построенное для предприятия питания. Такое здание уже должно обладать грамотной планировкой, как кухни, так и торгового зала, иметь нужное количество пожарных выходов, хорошую вентиляционную систему и т. д. То есть здание кафе уже почти готово к проверке пожарной инспекции.

Найти такое помещение сложно. Хорошие здания просто так не пустуют и у предприятия, расположенного там ранее, должны были быть причины для закрытия. Уточнить, почему прежние арендаторы отказались от помещения необходимо заранее и желательно у самых арендаторов. Могут выясниться важные факты, которые в последствие существенно повлияют на бизнес. Например, неисправность проводки (что не всегда можно выявить сразу), неправильная планировка вентиляции и многое другое.

Еще один вариант – помещение офиса или торгового центра. Обычно, подобные места не рассчитаны на сложную работу кухни, не могут предложить правильную планировку и тем более качественную вентиляционную систему. Это грозит финансовыми тратами на перепланировку (если она допустима) и буквальную перекройку участка здания для создания необходимой вентиляции. Разумеется, что работать можно и без соблюдения всех санитарно-эпидемиологических и пожарных норм, но это прямой путь к штрафам и проблема с законом. Разбираться в функционировании не до конца честных перед законом предприятий лучше всего вместе с высококвалифицированным юристом, имеющим практический опыт работы с подобными ситуациями.

Другой вариант помещения – часть жилого дома. Вариант куда менее привлекательный, чем отдельное здание или расположение в офисе или ТЦ. Определенная перепланировка понадобится в любом случае. Все пункты с пожарной безопасность, характерные для торговых центров и офисов, будут актуальны и в жилом доме. К тому же важным фактором функционирования будущего кафе станут жители дома. «Война с соседями» может стать жестокой реальностью и тогда главным, что будет занимать мысли предпринимателя, станут не развитие кафе и привлечение новых клиентов, а разбирательство с жильцами дома, их постоянным недовольством и жалобами в различные государственные органы.

Дизайн и ремонт помещения

Дизайн помещения должен соответствовать первоначальной концепции. Если планируется детское кафе, то и дизайн должен быть подходящим: яркие цвета, рисунки на стенах, декор в виде игрушек и др.

Разработать дизайн можно самостоятельно, а можно обратиться к профессиональным дизайнерам. Следует учесть, что услуги профессионалов стоят недешево, а российский потребитель пока не избалован роскошными дизайнерскими решениями. Если финансовые средства ограничены, то проявить фантазию и собственное чувство стиля можно, главное, придерживаться здравого смысла и общих советов по дизайну интерьера (которых великое множество в Интернете).

Ремонт сделать своими силами будет довольно сложно. Если привлечь к этому родственников и друзей, то задача может существенно упроститься, но при этом наличие, хотя бы одного, специалиста обязательно. Если такой человек есть в ближайшем кругу общения, и он готов помочь – это удача. Если нет – стоит обратиться к специализированным компаниям, которые помогут сделать ремонт.

Есть и то, на чем не удастся сэкономить – планировка производственных помещений. Человеку, не связанному с работой кухни в кафе, не знающему тонкостей размещений кладовых, будет сложно наладить правильные и рабочие линии движения персонала, товара и посетителей, скомпоновать цеха и просто расставить оборудование так, чтобы персоналу было комфортно работать (и не нарушить при этом еще и трудовое законодательство). Обратиться за помощь к специалисту будет не лишним.

Приобретение оборудования

Очень часто молодые предприниматели недооценивают важность этого пункта. Профессиональное оборудование кухни позволяет облегчить и ускорить работу кухни, что повышает качество отпускаемых блюд, а соответственно положительно сказывается на отношении гостей.

Очень важно понимать, что оборудование для домашнего применяя не должно находиться на профессиональной кухне. Профессиональное оборудование стоит дороже, но полностью окупает себя. Настраиваемое время на духовом шкафу – это не блажь повара, а необходимость для получения качественного блюда. Мощная вытяжка нужна не для того, чтобы избежать придирок инспекторов, а для того, чтобы персонала было комфортно работать, чтобы лишние запахи не попадали в зал к потребителям , а также для того, чтобы блюда имели характерных для них аромат (сладкие торты не должны пахнуть жареной рыбой). Сэкономить на качественном оборудовании – это получить серьезные цифры недополученного дохода в будущем, то есть вытащить деньги из собственного кармана.

Закупать оборудование лучше всего по принципу «все сразу и все вместе». Так есть возможность получить скидку за большой заказ. Также стоит упомянуть, что совершать подобные масштабные покупки лучше у официальных представителей с наличием всей необходимой документации и гарантий.

Оборудование для административных помещений не обладает какими-то особыми требованиями. Оно должно быть рабочим. Если говорить об оборудовании торгового зала, например, музыкальный центр или телевизионные плазмы, то помимо рабочего состояния, они должны обладать привлекательным внешним видом.

Приобретение мебели

Подбор мебели – один из последних этапов открытия собственного кафе. На этом шаге может наступить неоправданная эйфория от близости конечной точки всего этого немалого плана. Необходимо взять себя в руки и помнить, что наткнуться на недобросовестных продавцов можно в любой момент, поэтому к покупке мебели нужно подходить так же ответственно, как и к покупке оборудования.

Мебель должна соответствовать не только дизайну интерьера (что и так понятно), но и формату кафе. При выборе концепции и помещения предприниматель выбирает количество времени, которое гость проведет в кафе. Так вот, для кафе с большой проходимостью мебель должна быть неудобной. Это не значит, что стулья должны быть поломаны или не соответствовать высоте столов. Просто вся мебель должна работать на то, чтобы гость доел и ушел. Это характерная черта фаст-фудов: высокие столы с барными стульями, у которых либо нет спинок, либо они очень низкие. На таких стульях не расслабишься и долго не высидишь. Они побуждают посетителя к кратковременному нахождению в кафе.

Если же кафе рассчитано на долгое времяпрепровождение, то мебель должна быть максимально комфортной: мягкая обивка стульев или даже размещение в торговом зале диваном. В такой обстановке гость расслабляется, время течет медленней, он готов задержаться подольше и заказать побольше.

Приобретение программного обеспечения

Еще один важный шаг на пути к собственному бизнесу. Программное обеспечение необходимо не только для кассового оборудования, но и для связи кухни и бара с торговым залом. Это в несколько раз ускоряет процесс обслуживания, а также упрощает работу официантов и поваров.

Программное обеспечение должно быть лицензионным. Несмотря на распространенные «пиратские» наклонности большинства соотечественников, рисковать успешностью собственного бизнеса из-за нескольких программ – глупо. К тому же, учитывая все предыдущие траты, плата за программное обеспечение будет не так уж и велика.

Помимо стандартного программного обеспечения ПК (на котором все всё же экономят) понадобятся системы автоматизации вроде» R-keeper» или «1С». Функционал автоматизированных систем весьма разнообразен и позволяет применять их повсеместно: на кухне, в торговом зале, на складских помещениях, для ведения бухгалтерии. Учитывая, что от программы будет зависеть вся финансовая система предприятия, различные баги будут иметь фатальные последствия, поэтому наличие лицензированной версии сильно упростит жизнь предприятию в случае непредвиденной поломки.

Подбор персонала

Персонал – главный инструмент предпринимателя. От персонала будет зависеть работа кафе, количество посетителей, которые станут постоянными, выручка за день и доходы за месяц. Подобрать персонал – трудная задача, особенно, для нового заведения.

В первоначальный состав кафе (самого маленького) должны войти: управляющий (в роли которого может выступать сам владелец), бухгалтер, повара, официанты, мойщик посуды и уборщица. Чем больше предприятие, тем больше персонала ему понадобиться. Так, в штат могут войти бармен, администратор, хостесс и многие другие. К тому же штат поваров и официантов будет разрастаться. Может возникнуть необходимость в музыкантах, а это либо дополнительные люди в штат, либо приглашенные артисты (и не всегда известно, что выйдет дешевле).

Как подбирать персонал и кого брать на работу – решает сам владелец (или менеджер по персоналу, если такой уже есть). Для работы в общепите главными показателями являются опыт и впечатления от человека. Кафе – место, где накал страстей у персонала во время спорных рабочих моментов иногда достигает такого накала, что даже авторитет руководителя не способен наладить ситуацию. При подборе сотрудников важно отдавать предпочтение неконфликтным людям с крепкими нервами.

Основу штата должны составлять люди с опытом работы, которые смогут сориентироваться в сложной ситуации и направить менее опытных сотрудников.

К новичкам и людям без опыта стоит относиться с особым вниманием. Сможет такой человек работать или нет - покажет вовсе не время, а первая «запара», когда в зале полная загрузка, а кухня и официанты должны работать максимально четко и быстро. Устроить такую проверку заранее не получится, поэтому перед тем, как брать кого-то на работу, стоит предложить ему испытательный срок.

Заниматься рекламной деятельностью нужно за месяц до планируемого открытия кафе. Пусть в это время в помещении еще будет не докрашено, мебели не будет, а в штат персонала еще не до конца сформируется. В это время можно ограничиться рекламой в соц. сетях с короткими объявлениями о скором открытии. Рекламные посты или листовки должны привлекать внимание, полностью отображать концепцию, выделять дату открытия и указывать на наличие скидок или шоу-программ, если таковые будут на открытии.

Когда дата открытия будет назначена, она должна появиться в объявлениях. С этого момента права на ошибку нет. Если кафе не откроется в назначенную дату, а гости придут к запертой двери, вернуть их на следующее открытие будет сложно.

В современном мире, можно ограничиться рекламой в Интернете. Но только, ели целевой потребитель сможет её там увидеть. В остальных случаях, лучше помимо этого прибегнуть к стандартным листовкам и рекламе на радио. Телевидение и газеты – не лучшие места рекламы для кафе. Телевизионная реклама стоит дорого, а реклама в газетах часто привлекает не того потребителя.

Открытие

Главный день в работе кафе. Как и все последующие, для персонала он начнется гораздо раньше, чем для гостей. Подготовка помещения: уборка и дополнительный декор, например, шары или ленты, призванные создать праздничное настроение. Для кафе – это день рождения, поэтому и обращать внимание посетителей на то, что день праздничный, очень важно.

Не обязательно устраивать шоу-программы или грандиозные концерты, но привлечь гостя чем-то нужно. Пусть это будет небольшой подарок в виде комплимента от повара или скидка на какое-то блюдо. Пусть этот день будет не таким прибыльным, как хотелось бы, но главная задача – привлечь гостя в кафе - показать ему интерьер и меню; понравиться и запомниться.

Если открытие пройдет хорошо, то у кафе появятся первым постоянные гости, а это уже начало успешного бизнеса.