После прохождения собеседования кандидат на вакантную должность должен пройти путь трудоустройства на новое место. Процедура оформления сотрудника состоит из ряда шагов, которые мы подробно рассмотрим.
Медицинский осмотр
Законодательством закреплено прохождение определенными лицами медицинского осмотра. Проходить медосмотр будущему сотруднику необходимо до подписания документов. Трудовой кодекс выделяет несколько категорий лиц, которых вы обязаны отправить в поликлинику:
- несовершеннолетние лица;
- спортсмены, судьи, полицейские и прокуроры, парикмахеры, косметологи;
- работники общепита, медицины, детских и спортивных учреждений, транспорта;
- иные категории.
Работники, отказавшиеся от прохождения либо не прошедшие медицинский осмотр, не могут приступить к выполнению своих должностных обязанностей.
Запрашиваем документы
При оформлении сотрудник должен предоставить личные данные (документы). Трудовой кодекс, в частности статья 65, определяет список таких документов. К ним относится:
- паспорт;
- СНИЛС;
- трудовая книжка (если работник уже был трудоустроен ранее);
- военный билет либо приписное свидетельство;
- документ об образовании.
Допускается затребовать у сотрудника и иные документы, необходимые для подтверждения определенных знаний и навыков, например, водительское удостоверение, право на ношение оружия, профессиональный сертификат и т.п.
Подписываем локальные нормативные документы
До трудоустройства необходимо ознакомить кандидата с нормативными актами организации. Законодательство выделяет несколько документов, которые должны быть представлены работнику:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение персональных данных;
- положение об оплате труда.
Но, чаще всего, в организациях перечень внутренних документов гораздо больше. Например, у вас могут быть разработаны и приняты к работе правила дресс-кода, правила делового этикета и ряд других документов.
Охрана труда
Перед подписанием договора сотрудник обязан пройти инструктаж по охране труда. Такой инструктаж называют первичным. Кроме того, он должен ознакомится со всеми документами, касающимися охраны труда на рабочем месте, принятыми в организации. К таким документам можно отнести:
- документ по пожарной безопасности;
- документ по оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.
Подписываем трудовой договор и иные документы
Именно этот документ является подтверждением взаимоотношений между сторонами. Трудовой кодекс выделяет несколько пунктов, которые должны быть прописаны в документе:
- непосредственное место работы;
- должность;
- дата, когда сотрудник должен приступить к выполнению обязанностей;
- оплата труда;
- условия труда по результатам спецоценки.
Документ составляется в нескольких экземплярах, один из них выдается работнику.
При отсутствии в трудовом договоре обязанностей работника (это допустимо), необходимо ознакомить его с должностной инструкцией.
С материально-ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности. Чаще всего такой документ заключают с работниками склада, товароведами, водителями.
Приказ о трудоустройстве
После подписания сотрудником всех вышеупомянутых документов готовится приказ о приеме работника на работу. Данный документ имеет форму № Т-1. Основанием для издания приказа является не заявление сотрудника, а трудовой договор.
Личная карточка Т-2
Карточка работника должна заводиться на каждого принятого в организацию сотрудника. В ней фиксируются все личные данные, а также информация, касающаяся его работы (например, кадровые перемещения).
Регистрация документов
Все документы, которые сотрудник подписывает при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в журналах учета. Для каждой группы документов заводится отдельный журнал, в котором обязательно указывается номер, вид и дата заключения документа.
Обязательны к ведению журналы:
- учета трудовых договоров;
- учета приказов по личному составу;
- учета договоров о материальной ответственности;
- учета приказов по основной деятельности.
Журналы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии компании.
Трудовая книжка
Предоставление на новое место работы трудовой книжки – прямая обязанность сотрудника. Если гражданин устраивается на работу впервые, трудовую книжку ему заводит работодатель. В документ вносится запись в строго установленном порядке: название организации, дата заполнения, должность на которую оформляется работник, дата и номер приказа о приеме на работу. Печать организации на данной записи не ставится.
Регистрация всех трудовых книжек фиксируется в Книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Ставим нового работника на учет в сторонних организациях
Работодатель о появлении в организации нового сотрудника обязан уведомить следующие органы:
- военкомат (если сотрудник является военнообязанным);
- налоговую инспекцию;
- службу судебных приставов (если сотрудник предоставил исполнительный лист по уплате долга);
- миграционную службу (если сотрудник иностранный гражданин);
- банк (если в организации есть зарплатный банковский проект).
