Программа для автоматизации деятельности турагентств ERP.Travel

  • Программа: ERP.Travel
  • Разработчик: ERP.travel
  • Сайт: http://www.erp.travel/
  • E-Mail: support@erp.travel

Компания «ERP.travel» разрабатывает программное обеспечение для туристических фирм под заказ уже более 10 лет. За это время компании приходилось создавать программы для всех операторов туристического рынка – туристических агентств и фирм, туристических сайтов, а также большое количество различных дополнительных программ, которые интегрировались в ПО компании. Параллельно со сферой туристического бизнеса компания создаёт программное обеспечение для операторов телефонной связи, интернет-магазинов и т.д.

    Описание программы

    Основным программным комплексом, который компания предлагает рынку, является комплекс автоматизации бизнес-процессов туристического агентства «ERP.travel». Данный комплекс позволяет:

    • Быстро создавать заказы (до 5 минут);
    • Печатать весь пакет документов для оформления тура из одной системы;
    • Учитывать и контролировать наличные и безналичные средства (в кассах и на расчётных счетах);
    • Вести управленческий учёт деятельности агентства;
    • Организовать полный процесс обслуживания клиентов – от первоначальной заявки до распечатки памятки туриста;
    • Интегрироваться с различными электронными сервисами (электронная почта, смс рассылки и т.д.);
    • Вести единую базу данных для нескольких агентств;
    • Получать большое количество актуальных отчётов о деятельности агентства;
    • Автоматически обновлять электронные справочники поставщиков услуг и справочники отелей и др.

    Преимуществами программного комплекса «ERP.travel» являются:

    • Ведение учёта пожеланий туристов до оформления заказа;
    • Ведение учёта обращений (звонки, письма, смс сообщения) по заявкам на тур, по клиентам и по заказам туров;
    • Определение эффективности деятельности сотрудников агентства (объём заказов, сумма маржи и комиссий) или эффективности нескольких агентств;
    • Ведение простых заказов и заказов с максимальными уровнями сложности (только бронирование авиабилетов или бронирование авиабилетов совместно с несколькими отелями и с дополнительными услугами);
    • Ведение корпоративных и индивидуальных заказов для деловых туров (отель-страховка-билет);
    • Работа с документами туриста (контроль срока действия загранпаспорта, формирование пакета документов из фотографий и сканов, передача клиенту пакета вместе с заказом тура);
    • Ведение системы извещений клиентов и сотрудников (напоминания по заказам, информация по запросам, отправка информационных электронных писем);
    • Обмен электронными письмами с клиентом непосредственно из программы;
    • Ведение системы постановки задач сотрудникам, а также контроль их выполнения;
    • Формирование и запись истории взаимоотношений с клиентом (позволяет легко передавать клиентов другим сотрудникам агентства);
    • Настройка автоматической рассылки поздравительных и информационных сообщений (поздравление с прилётом или с днём рождения, извещение о наличии задолженности и т.д.);
    • Настройка формирования списков для рассылки по любым критериям и параметрам адресатов;
    • Учёт всех договоров с туроператорами, а также контроль сроков договоров и контроль необходимости пролонгации;
    • Расчёт в автоматическом режиме себестоимости услуг поставщиков на основе заключённых договоров;
    • Учёт взаиморасчётов с клиентами и поставщиками услуг;
    • Ведение справочника стран и отелей;
    • Обновление справочника туристических операторов, а также реквизитов их финансовых гарантий;
    • Оформление заказа для юридического лица с распечаткой  договоров и счетов;
    • Распечатка соглашения с клиентом касательно возможности использования его персональных данных;
    • Печать документов из базы шаблонов (запрос на тур, подтверждение, ваучер и т.д.);
    • Учёт взаиморасчётов с несколькими юридическими лицами и сводной информации о расчётах формирование для руководства;
    • Инкассация денежных средств в кассе при смене кассиров;
    • Учёт всей хозяйственной деятельности агентства с формированием отчётности;
    • Интеграция кабинета туриста и программы, а также возможность распечатки документов из кабинета туриста;
    • Импорт баз данных из предыдущих систем автоматизации (обеспечивает сохранность данных по клиентам и по взаимоотношениям с клиентами).

    Работа программы в онлайн режиме имеет следующие преимущества:

    • Возможность быстро научиться работать с программой (в течение суток);
    • Отсутствие необходимости иметь в штате программиста для настройки и обслуживания программы;
    • Оперативное обновление справочников и самой программы;
    • Быстрое освоение интерфейса программы сотрудниками агентства;
    • Стоимость программного обеспечения уже включает в себя стоимость технической поддержки.

    Организация работы программы в онлайн режиме повышает надёжность и производительность работы.

    • Программа работает в режиме 24 часа/7 дней/365 дней;
    • Данные защищены в соответствии с законом о защите персональных данных и размещены в защищённых хранилищах;
    • Доступ к данным осуществляется по защищённому протоколу;
    • Глубина резервного копирования, которое производится ежедневно, составляет 7 календарных дней.

    Функциональные возможности программы:

    ERP Travel имеет следующие преимущества для менеджеров:

    1. Широкие возможности для автоматизации  деятельности менеджера:
    • Интуитивно понятный удобный интерфейс с визуальными подсказками выделением цветом;
    • Быстрый доступ к заказам и карточкам клиентов;
    • Ввода данных по строке (поиск по первым вводимым буквам);
    • Быстрый поиск по параметрам – туристы или заказы тура;
    • Быстрый поиск с применением фильтров по любым полям и столбцам списков;
    • Быстрый ввод данных по операции – заказ, услуга или данные клиента;
    • Быстрое копирование данных;
    • Минимальное количество обязательных для заполнения полей;
    • Автоматический контроль сроков действия паспортов;
    • Удобные способы занесения данных о стоимости тура, скидках и комиссиях (пакетные туры, групповые туры);
    • Прикрепление файлов с анкетами, фотографиями, документами прямо к карточкам клиентов в базе данных;
    • Быстрое проведение кассовых операций, а также приём разных видов оплат;
    • Быстрое документальное оформление операций – распечатка договоров, кассовых ордеров, заявок на услуги поставщикам;
    • Применение калькулятора для ввода и расчёта сумм;
    • Сохранение списков в табличном формате xls;
    • Сохранение последовательности действий менеджера и вывод истории последних операции на экран.
    1. Быстрое создание заказа тура (менее чем за 5 минут):
    • Оптимальная очередность полей для заполнения данных клиентов, а также возможность выполнять различные действия(печать пакета документов, приём оплаты и т.д.);
    • Автоматическая проверка следования правилам заполнения полей (сроки действия паспортов, дата начала и окончания тура, перечень услуг и т.д.);
    • Автоматическое заполнение полей заказа из перечня предоставляемых услуг с возможностью последующей быстрой корректировки введённых данных;
    • Быстрое создание и распечатка договора с клиентом по оформленному заказу с автоматическим учетом всех данных клиента и туристического агентства (каждый распечатанный договор имеет индивидуальную привязку к доверенности менеджера, оформлявшего заявку);
    • Быстрое создание и распечатка пакета документов для оформления операций оплаты (приём оплаты от клиента и возврат денежных средств);
    • Быстрое создание сводной ведомости операций по кассе для инкассации.
    1. Расширенные возможности внесения стоимости тура:
    • Внесение стоимости за различные периоды – за день, за ночь, за конкретный период (за всех туристов тура или за каждого туриста индивидуально);
    • Внесение и учёт скидки на группу или индивидуально на туриста (в процентах или в суммах);
    • Удобная работа с группами туристов или с корпоративными турами (формирование одного заказа на несколько номеров, заказ услуг от нескольких поставщиков и т.д.).
    1. Расширенные возможности для организации работы менеджера при общении с клиентами:
    • Размещение всей информации о клиенте на рабочем столе (данные клиента, история обращений и т.д.);
    • Создание списка задач менеджеру и перечня соответствующих напоминаний на основе заказов тура или самостоятельно менеджерами, исходя из условий и сроков тура;
    • Создание смс сообщения на основе любого сформированного документа посредством функции «Создать на основании смс»» (исходные данные заказчика тура и его телефона вставляются автоматически).

    ERP Travel имеет следующие преимущества для руководителей:

    1. Прямой доступ к полной информации о деятельности конкретного агентства или сети агентств:

    • Отчётность о продажах, а также о доходах и расходах агентства или сети агентств;
    • Отчётность о движении денежных средств;
    • Отчётность о взаиморасчётах с поставщиками;
    • Отчётность о прибыли и объёмах продаж по всем направлениям бизнеса и поставщикам.

    2. Настройка отчётности посредством компоновки данных в созданные пользователями программы формы. В отчётах можно совмещать таблицы и диаграммы. Пользователь имеет возможность самостоятельно формировать необходимые отчёты или заказать у компании.

    3. Настройка прав доступа к информации и к функционалу программы для руководителей и менеджеров агентства (каждый работник видит и работает только с теми данными, к которым ему разрешён доступ).

    4. Оформление договорных отношений с поставщиками:

    • Ведение реестра договоров с поставщиками;
    • Создание договоров;
    • Контроль выполнения условий и редактирование договоров (условия, сроки, пролонгации и т.д.);
    • Отображение списка договоров по их номерам и по названиям поставщиков;
    • Сортировка договоров по датам окончания;
    • Автоматическая установка на подсказку об окончании договора для менеджера сроком «дата окончания договора минус 7 дней».

    5. Учёт комиссий и курсов валют при оформлении договорных отношений с поставщиками:

    • Введение размера комиссии и курса поставщика;
    • Привязка комиссий к бонусной политике агентства (различные значения бонусов по направлениям, по услугам, по агентствам сети и т.д.);
    • Использование введённой комиссии при расчёте суммы заявки и контроль размера скидок, которые вводят менеджеры.

    6. Прямые индивидуальные и групповые рассылки электронных писем и смс сообщений клиентам:

    • Классификатор электронных адресов (снижает риск ошибки при вводе адреса и повышает достоверность данных);
    • Отображение списков запланированных и выполненных рассылок на экране;
    • Создание списков рассылок вручную или с помощью подбора клиентов по заданным параметрам (с указанием подразделения, типа рассылки, темы рассылки, текста рассылки, даты и времени рассылки);
    • Создание списка рассылок по следующим параметрам – день рождения, причина участия в рассылке (отметка в карточке клиента), тип получателя (физическое или юридическое лицо), возраст клиента, пол клиента, количество заказов (позволяет выбирать важных клиентов, которые совершили не меньше заданного количества заказов), направление (определённая страна), задолженность клиента;
    • Расчёт стоимости рассылки исходя из списка получателей и длины сообщения.

    7. Использование справочника туристических операторов РФ. Справочник регулярно пополняется данными из реестра ФА по туризму и включает в себя данные более чем 5 тысяч компаний. Реквизиты из справочника в автоматическом режиме вводятся в договоры при оформлении пакета документов.

    8. Использование большого количества структурированных справочников для создания заказов – географические справочники с большим количеством направлений, справочники отелей (более 20 тысяч отелей с указанием адресов, сайтов, телефонов, электронных адресов и т.д.), типов номеров, типов питания и т.д.

    ERP Travel предоставляет следующие возможности для сетей турагентств:

    1. Подключение любого количества агентств и юридических лиц к единой базе данных с разделением прав доступа к информации (каждое агентство имеет возможность видеть и работать только со своими клиентами и заказами). Предоставление руководителям сети сводной информации по всем агентствам вместе или по каждому конкретному агентству отдельно. Возможна фильтрация информации персонально по менеджерам.

    2. Введение единого стандарта обслуживания клиентов во всех агентствах сети, базирующегося на едином программном продукте и общих правилах ведения дел.

    3. Разграничение прав доступа сотрудников к информации и функционалу программы (менеджер видит и работает только со своими клиентами). Руководителям доступен просмотр и анализ работы нескольких агентств.

    4. Контроль движения денежных средств всех касс и расчётных счетов, а также формирование информации о взаимных расчётах и суммах задолженности клиентов и поставщиков услуг. Составление календарного плана поступления денежных средств и оплат, построение графика.

    5. Организация управленческого учёта в агентстве параллельно с финансовым (бухгалтерским) учётом. Основными принципами управленческого учёта, реализованного в программе, являются:

    • Одновременное отражение в финансовом и управленческом учёте всех кассовых операций и операций по расчётным счетам;
    • Учёт документов в финансовом учёте по основным реквизитам;
    • Ведение управленческого учёта по данным заказа тура, по которому были проведены деньги (оплата тура, оплата поставщику);
    • При вводе косвенных расходов указываются конкретные агентства (текущий офис указан по умолчанию);
    • Расход по заработной плате относится к тому менеджеру, который указан как контрагент – получатель средств.

    Стоимость программы

      Компания предлагает пользователям два тарифа для подключения – «Минимальный» и «Полный».

    Пакет «Минимальный» включает:

    • Оплата за 1 подключённое рабочее место в месяц – 500 рублей;
    • Количество подразделений – не лимитировано;
    • Количество менеджеров – не лимитировано.

    Функции, которые доступны пользователю в пакете «Минимальный»:

    • Подбор туров по сайтам туристических операторов;
    • Формирование заявок на тур;
    • Ведение клиентской базы;
    • Формирование заявки на тур от физических лиц;
    • Формирование заявки на тур от юридических лиц (индивидуальный деловой туризм, корпоративные заявки);
    • Учёт взаиморасчётов с клиентами;
    • Формирование и распечатка различных типов клиентских договоров;
    • Формирование и распечатка пакета документов на тур (бронирование, подтверждение, клиентское соглашение об использовании персональных данных, соглашение отказа от страховки от невыезда и т.д.);
    • Формирование новых шаблонов документов под индивидуальные требования агентства – 1 документ;
    • Формирование и распечатка отчётов по заявкам туров (более 10 видов отчётов);
    • Формирование и ведение базы данных источников рекламы и отчёт об их эффективности;
    • Импорт из предыдущих систем пользователя базы данных клиентов в программу;
    • Групповые и индивидуальные рассылки смс сообщений клиентам;
    • Ведение базы данных поставщиков услуг;
    • Ведение базы данных договоров с туристическими операторами и расчёт комиссии с операторами в автоматическом режиме;
    • Учёт кассовых операций отдельного агентства и сводный учёт кассы;
    • Учёт операций на расчётных счетах и формирование базы данных реквизитов банков;
    • Печать кассовых документов (приходный и расходный кассовый ордер, возвратный акт);
    • Учёт расчётов в различных валютах с проведением конвертации;
    • Резервное копирование данных один раз в день;
    • Шифрование данных;
    • Соответствие процедур работы с информацией закону о защите персональных данных.

    Пакет «Полный» включает в себя следующие параметры:

    • Оплата за 1 подключённое рабочее место в месяц – 1 тыс. рублей;
    • Количество подразделений – не лимитировано;
    • Количество менеджеров – не лимитировано.

    Функции, которые доступны пользователю в пакете «Полный» включают уже перечисленные функции, а также:

    • Отображение отчёта о продажах в виде воронки продаж;
    • Формирование рабочего графика менеджера, перечень задач и система напоминания о задачах;
    • Обновление в автоматическом режиме базы данных финансовых гарантий операторов;
    • Учет оплаты туров банковскими карточками;
    • Реализация туров в кредит;
    • Документальное оформление операции закрытия кассы;
    • Учёт и документальное оформление инкассации;
    • Учёт кассовых косвенных расходов;
    • Взаимодействие с банками в системе «Клиент-Банк»;
    • Экспорт документов в бухгалтерские программы;
    • Формирование и печать счетов на оплату юридического лица;
    • Формирование и печать агентского отчёта;
    • Формирование и печать состояния оплаты заявки;
    • Формирование и печать Ваучера;
    • Прикрепление сканов документов и фотографий к карточке туриста и к заявкам на тур;
    • Подключение программы к сайту агентства;
    • Сохранение истории изменений заявок и откат к прежним значениям (при необходимости);
    • Шифрование данных;
    • Соответствие процедур работы с информацией закону о защите персональных данных.

    Для пакета «Полный» компания предлагает следующие условия:

    • При подключении от 1 до 5 рабочих мест – оплата в месяц за 1 рабочее место составит 1 тыс. рублей;
    • При подключении от 6 до 15 рабочих мест – оплата в месяц за 1 рабочее место составит 960 рублей;
    • При подключении от 16 рабочих мест – оплата в месяц за 1 рабочее место составит 920 рублей.

    Первый месяц работы для всех подключений – бесплатно.

    Стоимость 1 смс сообщения зависит от региона, мобильного оператора и количества знаков в сообщении и начинается от 0,3 рубля.

    Рассылки смс сообщений производятся после предварительной оплаты в размере не менее 1 тыс. рублей. В программе реализован отчёт о расходовании средств на смс сообщения, а также реализован калькулятор, который поможет рассчитать стоимость смс сообщения.

    Размер оплаты за индивидуальную разработку неформатных бланков согласовывается отдельно в каждом случае.

    Резервное копирование данных производится один раз в сутки бесплатно.

    Скриншоты и Иллюстрации

    Комментарии:

    Авторизуйтесь если вы уже зарегистрированы