Как открыть аптеку с нуля - документы, реклама, персонал

Большинство предпринимателей ошибочно предполагают, что аптечный бизнес крайне сложен. Конечно, нельзя отрицать, что некоторые сложности все же присутствуют: это, как минимум, непростой процесс получения лицензии, высокая аренда и внушительный первый внос. Однако если тщательно продумать бизнес план, аптека может окупиться и за 6 месяцев. Владельцы популярных точек знают – игра определенно стоит свеч.

Советская Аптека

Если коротко, то процедура открытия аптеки выглядит следующим образом:

поиск места под торговую точку (без нормального места нет смысла что либо начинать);
составление бизнес-плана открытия торговой точки, определение типа аптеки и источников финансирования бизнеса;
регистрация бизнеса;
приобретение оборудования и аренда/приобретение помещения;
определение поставщиков товара и закуп его;
найм персонала;
получение разрешений и лицензий;
проведение рекламной кампании и запуск бизнеса.

Далее остановимся на каждому этапе поподробнее, а также уточним многие другие моменты.

Классификация аптек

На сегодняшний день имеется несколько классификаций аптек.

По характеру деятельности:

Производственная аптека;
Аптека готовых лекарственных форм.

По характеру отпуска лекарств:

аптека;
аптечный пункт;
аптечный киоск;
аптечный магазин;
аптека дистанционных продаж.

Все они закреплены на законодательном уровне и имеют различные требования к помещениям и условиям работы, на которых мы остановимся ниже в соответствующих пунктах.

Бизнес-план аптеки

Написание бизнес-плана необходимо для того, чтобы правильно спланировать объем необходимых вложений и рассчитать примерный срок возврата вложенных средств. Кроме этого, документ позволит понимать и другие как финансовые показатели открытия аптеки (срок окупаемости, точку безубыточности, доход от вложенных средств), так и чисто организационные (сроки поставки оборудования, сроки строительства, найма персонала и прочие).

Регистрация бизнеса

Для открытия аптеки необходимо определиться в какой форме будет зарегистрирован бизнес – как индивидуальный предприниматель или как юридическое лицо (например, Общество с ограниченной ответственнойстью), а также необходимо будет определиться с системой налогообложения.

Все преимущества и недостатки организационно-правовых форм можно прочитать в статье "Что выгоднее - ООО или ИП", а инструкции по регистрации в статьях "Как открыть ООО - пошаговая инструкция", "Как открыть ИП - пошаговая инструкция".

При регистрации аптеки необходимо выбрать коды ОКВЭД: 52.31 и, если планируется производство медикаментов, то 24.42.1. Подробнее о кодах ОКВЭД вы можете прочитать в статье "Коды ОКВЭД - что такое и как выбрать".

При выборе системы налогообложения надо будет ориентироваться на то, какие расходы будет нести ваш магазин (какой объем расходов будет вам выставляться с НДС). Определиться вам с системой налогообложения помогут расчеты для бизнес-плана, но наиболее выгодным видится именно работа на упрощенной системе налогообложения по схеме доходы минус расходы.

Подробнее обо всех системах налогообложения читайте в статье "Какую систему налогообложения выбрать".

После регистрации ИП у вас на руках должны будут оказаться следующие документы:

После регистрации ООО у вас на руках будут следующие документы:

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
Свидетельство о постановке на учет юридического лица;
Устав с соответствующей пометкой;
Выписка из единого государственного реестра юридических лиц;
Решение о создании предприятия;
Учредительный договор;
Протокол назначения директора.

Кроме этого, вас автоматически зарегистрируют в следующих внебюджетных фондах:

Будут присвоены коды статистики.

После получения документов о государственной регистрации юридического лица или ИП вам необходимо будет:

открыть расчетный счет предприятия и установить терминал оплаты;
изготовить печать;
приобрести кассовый аппарат, пройти регистрацию кассового аппарата и получить соответствующую карту регистрации.

Получение разрешения Ропотребнадзора

Для получения санитарно-эпидемического разрешения предприниматель должен предоставить пакет документов Роспотребнадзору. Для этого придется предоставить следующие документы:

заявление установленного образца (который можно найти на веб-сайте Роспотребнадзора);
если оформлением будет заниматься не предприниматель, а его доверенное лицо, тогда доверенность для представителя и копию его паспорта;
свидетельство о госрегистрации юридического лица либо свидетельство о госрегистрации индивидуального предпринимателя;
Свидетельство о постановке на учет юридического лица либо свидетельство о постановке на учет индивидуального предпринимателя;
договор аренды помещения или свидетельство на право собственности;
выписка из ЕГРЮЛ (для юрлиц) или выписка из ЕГРИП (для предпринимателей);
копия плана БТИ и экспликации помещения;
договор на вывоз мусора;
договор на вывоз и утилизацию люминесцентных ламп;
договор на дезинфекцию и дератизацию;
договор с поликлиникой на проведение медосмотров для сотрудников;
санитарные книжки на каждого сотрудника;
утвержденный план производственного контроля.

Подробнее о получении санитарно-эпидемиологического заключения вы сможете прочитать в статье "Требования и нормы СЭС к аптеке".

Получение лицензии

Выдача лицензий регулируется при помощи:

ФЗ №61-ФЗ от 12.04.2010 г. «Об обращении лекарственных средств»;
ФЗ №99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности»;
Постановление №1081 от 22.12.2011 г. «О лицензировании фармацевтической деятельности» с изменениями и дополнениями от 04.09.2012, 15.04.2013, 23.09.2016;
Постановление №674 от 03.09.2010 г. «Об утверждении правил уничтожения недоброкачественных лекарственных средств, фальсифицированных лекарственных средств и контрафактных лекарственных средств»;
Постановление №684 от 03.09.2010 г. «Об утверждении положения о лицензировании производства лекарственных средств».

Выдачей же лицензий занимается Министерство здравоохранения того региона, где находится соискатель лицензии. Для ее получения необходимо предоставить документы в зависимости от организационно-правовой формы предприятия:

Юридические лица
- устав предприятия и учредительный договор;
- свидетельство о госрегистрации юридического лица;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о постановке на учет юридического лица;
Индивидуальные предприниматели

Документы для всех видов организационно-правовых форм:

заявление;
приказ о приеме на работу ген. директора;
письмо из статистики;
копия акта проведения санитарно-эпидемиологической экспертизы;
заключение Роспотребнадзора;
квитанция об уплате госпошлины за лицензию;
договор аренды или свидетельство о собственности;
документы на оборудование;
копии дипломов об образовании работников;
копии трудовых книжек работников.

Подробнее о получении лицензии читайте в нашей статье "Как получить лицензию на аптеку".

Месторасположение и помещение

Месторасположение

Для успешного ведения бизнеса важное значение имеет месторасположение аптеки. Принцип расположения такой же, как и в других розничных торговых предприятиях – торговая точка должна быть расположена в месте максимального скопления или потока людей. В основном лекарственные средства приобретаются населением в аптеках, которые расположены ближе всего к дому или по пути с работы. В далеко расположенную аптеку человек пойдет только за лекарством, которого нет в близлежащих аптеках или за редкими и дорогими лекарствами.

Для организации и планирования деятельности аптечного пункта территорию его размещения разбивают на три торговые зоны:

ближняя (в этой зоне живут более 2/3 постоянных клиентов);
средняя (в этой зоне живет 1/5 часть постоянных клиентов);
дальняя (в этой зоне живет 1/10 часть постоянных клиентов).

По расчетам, ближняя зона расположена внутри воображаемой окружности радиусом около полутора километров, средняя - внутри такой же окружности с радиусом в два километра, дальняя – от 2 до 5 км. При планировании необходимо стремиться к тому, что бы ближняя зона обеспечивала достаточное число постоянных клиентов для выполнения плана продаж. Более того, торговые зоны классифицируют по частоте посещения.

	Торговые зоны
	Ближняя	Средняя	Дальняя
Объемы продаж	60 % – 70 %	20 %	20 % - 10 %
Пешеходная доступность	10 – 12 минут 1 км	20 минут 1 – 2 км	20 – 60 минут 2 – 5 км
Общественный транспорт	1 остановка	1 – 2 остановки	Не лимитируется
Важные факторы	Недалеко от дома, привязывает пожилых людей, инвалидов, людей с дефицитом времени	Влияние погоды	Конкурентоспособность

Исходя из основного принципа, размещать аптеки можно:

в торговом центре;
на самых оживленных, центральных улицах и проспектах населенного пункта;
в спальных микрорайонах (дворовые).
около отделений «Сбербанка России»;
на транспортных развязках и у остановок общественного транспорта;
у продуктовых супермаркетов;
возле поликлиник;
около продуктовых рынков.

Перспективно открывать аптеку в новых строящихся микрорайонах, даже если они еще не полностью заселены.

Помещение

Площадь точки в целом должна составлять не менее 50 квадратных метров (из них 15 метров – это площадь зала). Идеальное соотношение торговой и общей площади, к которому нужно стремиться - 80% торговая / 20% прочие помещения.

В любой аптеке должны быть представлены такие помещения:

торговый зал;
комнаты под товары, распаковочная;
административно-бытовые помещения;
место для отдыха персонала.

При этом везде должны быть отдельные входы, которые, в свою очередь, обязательно должны иметь пандус. Непосредственно перед входом в основное помещения должны находиться специальные коврики или же другие приспособления для очистки обуви. При этом сами приспособления должны чиститься хотя бы один раз за рабочий день.

Над входом требуется расположить козырек.

В помещении также должны быть:

системы электро- и водоснабжения, канализационная и отопительная системы;
приточно-вытяжная вентиляция;
система климат контроля в складских помещениях;
светозвуковая, пожарная и охранная сигнализация;
сигнальная кнопка вызова (данное приспособление не обязательно в аптечном киоске).

Окна должны быть оборудованы:

фрамугами или форточками, для проветривания: они должны иметь металлические или же пластмассовые сетки (не перманентными, их нужно будет снимать), при этом размер ячеек в сетке не должен превышать двух квадратных миллиметров;
летом окна, находящиеся на солнечной стороне, должны быть оснащены специальными солнцезащитными приспособлениями (разумеется, если есть такая необходимость).

Освещение:

помещения должны иметь как естественное, так и искусственное освещение;
общее искусственное освещение должно быть предусмотрено во всех помещениях (для отдельных рабочих мест устанавливается местное);
искусственное освещение осуществляется лампами накаливания и люминисцентными лампами.

Материалы, используемые при строительстве и ремонте аптек:

должны обеспечивать непроницаемость для грызунов, защиту помещений от проникновения животных и насекомых;
не могут включать в себя гипсокартонные полые перегородки;
должны иметь гигиенические сертификаты;
материалы покрытия помещений должны быть антистатическими и иметь гигиенические сертификаты;
для покрытия полов необходимо использовать неглазурованные керамические плитки, линолеум или релином с обязательной сваркой швов.

Информационные стенды и таблицы, которые необходимы для работы в производственных помещениях, должны изготавливаться из допускающих влажную уборку и дезинфекцию материалов.

Поверхности стен и потолков производственных помещений:

должны быть гладкими, без нарушения целостности покрытия;
должны допускать влажную уборку с применением дезинфицирующих средств.

Места примыкания стен к потолку и полу не должны иметь углублений, выступов и карнизов.

На рабочих местах, в которых требуется дезинфекция рук (в заготовочной, ассистентской, моечной), и в туалете должны быть установлены раковины (рукомойники), которые целесообразно оборудовать кранами с локтевыми приводами или педальными кранами. Рядом необходимо установить емкости с дезинфицирующими растворами, воздушные электросушилки.

В аптеке не должны размещаться подразделения с видами деятельности, функционально не связанными с деятельностью, указанной в лицензии.

Приобретение оборудования

Для работы аптеки необходимо приобрести оборудование, которое условно можно разделить на три составляющих:

холодильное и прочее оборудование для хранения медикаментов - поставляют специализированные компаниии;
торговое оборудование - можно приобрести у поставщиков торгового оборудования, а также заказать для индивидуального изготовления, что позволит красиво вставить в имеющееся помещение;
мебель и оргтехника для работы офисных работников - приобретается у поставщиков офисной мебели и поставщиков оргтехники.

Более подробно список оборудования представлен ниже:

холодильники (с морозильными камерами) с диапазоном температур +2--+8°С (для хранения термолабильных лекарственных средств);
холодильники с диапазоном температур +8--+15°С (для размещения лекарственных средств, требующих хранения в прохладном месте)
поверенные гигрометры и термометры
шкафы и стеллажи различной конфигурации для хранения отдельных групп лекарственных средств и документации;
шкафы и витрины;
сейфы для хранения отравляющих и наркотических веществ;
промаркированный шкаф для уборочного инвентаря и промаркированный уборочный инвентарь;
промаркированные шкафы для раздельного хранения верхней и сменной одежды;
шкаф с промаркированными отделениями для изолированного хранения боя и брака и «Карантинной зоны»;
информационная доска в торговом зале;
мебель (для кабинета, для материальных комнат, для бытовых нужд персонала);
компьютерное оборудование;
кассовые терминалы.

Установка вышеперечисленного оборудования должна происходить на значительном расстоянии от стен – это позволит обеспечить доступ ремонтных, очистительных и дезинфицирующих работ. При этом любое оборудование должно находиться на достаточном расстоянии от проходов или ламп и окон – ведь в аптеке именно они являются источником столь необходимого света. В производственные комнаты запрещено помещать посторонние машины, какие-либо аппараты и другие приспособления, если они только не имеют отношения к специфике данной торговой точки.

Для обеспечения температурного режима +15 +25°С (комнатная температура) в помещениях необходимы кондиционеры.

Оборудование для аптек должно быть зарегистрировано в Минздраве РФ, разрешено к применению в установленном порядке и иметь сертификат соответствия. Приобретать оборудование медицинского назначения необходимо в компаниях, которые специализируются на производстве и продаже медицинского оборудования. Приобретя оборудование у этих компаний можно быть уверенным, что оборудование соответствует всем требованиям и стандартам. Так же данные компании предоставляют сертификаты на оборудование.

Экономить на оборудовании не стоит, особенно на оборудовании для аптек типа «открытая полка». Большое количество посетителей (от 500 до 1000 человек в день) создают значительную нагрузку на все подвижные части оборудования. Если оборудование будет недорогое, а значит сделанное из дешевых материалов, то оно при такой эксплуатации очень быстро придет в негодность.

Так же фактор сохранности оборудования может сыграть свою роль при реализации оборудования, если по каким-либо причинам бизнес не пойдет. Хорошо сохранившееся оборудование легче будет продать.

Так как системы учета имеют важное значение для работы аптеки и объемы обрабатываемой информации достаточно велики, то компьютерная техника должна иметь соответствующие характеристики.

Персонал

Вопрос подбора кадров в аптеку непростой в силу специализации и, соответственно, требований законодательства.

Основные требования к работникам:

все работники (за исключением уборщиц, которых называют санитарками, и бухгалтера) должны иметь диплом о фармацевтическом образовании;
руководителем компании может быть человек имеющий высшее фармацевтическое образование и опыт работы не менее 3-х лет либо среднее-специальное образование и опыт работы не менее 5 лет.

Излишне говорить, что у всех сотрудников аптеки должны быть медицинские книжки.

Найм обычного персонала (провизоры, уборщицы) можно осуществлять как в общедоступных бесплатных газетах города, так и на сайтах поиска работы. Руководителя же аптеки лучше всего искать через сайты поиска работы.

Бухгалтера можно нанять на неполный рабочий день, это позволит вам сэкономить не только на зарплате, но и на рабочем месте и приобретении оргтехники для специалиста.

Функциональные обязанности работников аптеки:

управляющий несет ответственность за покупку продукции, следит за качеством приобретаемых лекарств и медикаментов, а также за сроком их годности, координирует деятельность работников, ведет документацию и отчетность;
фармацевт-продавец ответственен за расстановку и продажу продукции, качественное обслуживание посетителей, консультирование и объяснение посетителям свойств и специфических характеристик лекарств и препаратов, способов их приема и побочных эффектов;
бухгалтер ведет бухгалтерский учет и формирует отчетность в налоговые органы;
санитарки отвечают за чистоту помещений, а также дезинфекцию половых покрытий и стен.

К заведующему аптекой (если точкой управляет не предприниматель, а наемный работник) дополнительно предъявляются требования добросовестности и честности, так как именно он будет формировать ассортимент, работать с поставщиками и, соответственно, распоряжаться денежными средствами.

Все работники аптеки (кроме санитарок) должны иметь высшее или среднее специальное образование. Альтернативным вариантом поиска работников может стать изучение личных дел и дипломов в медицинском училище.

Заработную плату для персонала необходимо устанавливать исходя из средних заработных плат в отрасли, при этом она должна иметь окладную часть, которая будет выплачиваться в любом случае, а часть зарплаты должна зависеть от объемов продаж.

При найме персонала обязательно должны быть следующие документы:

Штатное расписание, в котором будут указаны все работники и их заработная плата;
Положение о премировании сотрудников;
Договор о приеме на работу с каждым сотрудником;
Должностная инструкция на каждого сотрудника;

С каждого сотрудника необходимо взять следующие документы:

трудовую книжку - оргинал;
паспорт - копия;
СНИЛС - копия;
для мужчин военный билет - копия.

Услуги

Весь ассортимент аптеки можно условно разделить на две большие группы товаров - собственно медикаменты и парафармацевтические изделия (косметика и товары для сохранения здоровья).

Наполнение и поддержание ассортимента аптеки на высоком уровне является серьезной задачей. Ассортимент любого, даже самого маленького аптечного киоска, очень обширен и включает в себя сотни наименований. И здесь же вступает в игру особенность рынка – производители лекарств работают исключительно через дистрибьютеров (оптовые компании), которые закупают всю продукцию серьезными партиями и продают с реализуют их с накруткой. У дистрибьютеров существует своя классификация покупателей (муниципальная или районная аптека, сеть аптек и т.д.), и именно на ее основе, в зависимости от величины закупок и истории взаимоотношений дистрибьютеры формируют оптовые скидки. К сожалению, новой, небольшой и только что открывшейся аптеке не стоит рассчитывать на скидки, хотя это совсем не значит, что не стоит пытаться их заполучить.

Основное конкурентное преимущество небольших аптек перед сетями – это очень широкий ассортимент. Как минимум, все основные группы лекарств и лекарства, которые активно рекламируются по телевидению, должны быть в наличии. Если в супермаркете клиент спокойно перенесет отсутствие какого-либо товара, то отсутствие распространенных лекарств и товаров (средства против гриппа и простуды, витамины, пищевые добавки, детские лекарства и предметы гигиены) у людей раздражение, а значит, вероятнее всего, в следующий раз они обойдут эту аптеку стороной, даже если она и находится в непосредственной близости от их дома или места работы.

Так же в маленьких аптеках для привлечения клиентов можно оказывать дополнительные услуги:

консультации;
взвешивание (для этого нужно приобрести особые медицинские весы);
бесплатное измерение давления.

можно указать, что по такому адресу скоро откроется аптека. Саму торговую точку стоит украсить дополнительно шарами. Наличие световой вывески и оформления витрины и фасада - на сегодняшний день самый минимум оформления торговой точки.

Перед открытием также можно разместить рекламу в лифтах близлежащих домов, раскидать листовки с лучшими ценовыми предложениями аптеки в почтовые ящики близлежащих домов, сделать сниженные цены в первый месяц работы аптеки.

После месяца работы достаточно поддерживающих рекламных ходов:

выносные штендеры,
световую вывеску,
оформленные витрины и фасад,
периодическая раздача листовок,
накопительные скидки по картам.

Открытие аптеки можно сделать ярким и праздничным. Для этого можно использовать шары с логотипом, розыгрыши призов, праздничные скидки на определенные группы товаров.

Также можно дать рекламу в местных популярных печатных изданиях и на радио, но их эффективность будет достаточно низкой для небольшой аптеки.

Франшизы

Одним из способов снижения рисков банкротства при открытии новой аптеки является открытие аптеки по франшизе. Да, вам придется немного больше заплатить при открытии аптеки, но франчайзер поможет вам выбрать то место, в которое будет ходить народ, поможет с подбором оборудования и его правильном размещении (которое позволит увеличить объем продаж), а также позволит снизит цену закупа продукции. Наиболее популярные франшизы аптек представлены ниже:

Полезное видео

Ниже представлено очень хорошее видео об открытии аптеки. В нем рассказывается где выгодно открыть, какое направление выбрать для аптеки и прочие полезные нюансы.